Embora assumamos que, quando um email é excluído, ele desaparece para sempre, as coisas podem ser diferentes para os Grupos do Microsoft 365. De acordo com um usuário, mais de 45 GB de e-mails excluídos não foram limpos ou removidos automaticamente. Apenas aumentou o tamanho da caixa de correio, embora a caixa de entrada incluísse apenas e-mails essenciais. Nesta postagem, compartilharemos vários métodos que você ou o administrador de TI podem usar para limpar emails de itens ou pastas excluídos no grupo Microsoft 365 .
Como limpar emails de itens excluídos no grupo do Microsoft 365
Qualquer administrador de TI ou uma conta com privilégios pode usar os quatro métodos para limpar e-mails. Aqui está a lista:
- Atribuir uma política de retenção
- Usar comandos
- Use um script baseado em EWS/Graph API
- Remover mensagens usando o OWA
Leia sobre cada um deles e use o que funciona melhor para você.
1] Atribuir uma política de retenção
O Microsoft 365 oferece uma política de retenção para gerenciar os dados de uma organização, incluindo a opção de reter, excluir ou reter e excluir o conteúdo. De acordo com esta documentação da Microsoft , ele pode ser configurado usando o hub do portal de conformidade do Microsoft Purview.
- Acesse o portal de conformidade do Microsoft Purview.
- Selecione Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Microsoft 365 > Políticas de retenção.
- Selecione Nova política de retenção para iniciar a configuração Criar política de retenção e nomeie-a.
- Em Decidir se deseja reter o conteúdo , excluí-lo ou ambas as páginas , especifique as opções de configuração para reter e excluir o conteúdo.
- Se você escolher a opção Excluir , poderá removê-lo após um período específico ou excluí-lo imediatamente.
2] Usar comandos
Se você tiver acesso à caixa de correio, poderá usar o comando ExchangePowerShell para exibir os itens excluídos e excluí-los definitivamente. No entanto, a exclusão não é direta e você precisa usar os cmdlets New-ComplianceSearch e New-ComplianceSearchAction. Sugerimos que você leia sobre isso em detalhes aqui.
Depois de concluído, você pode excluir os e-mails usando os seguintes comandos
New-ComplianceSearchAction -SearchName "RecoverableItems" -Purge -PurgeType HardDeleteProvavelmente não é a melhor escolha, dado o número de itens que você tem na pasta, mas vai funcionar. Este comando pode excluir dez itens por execução; portanto, você precisará adicioná-lo ao script e executá-lo com privilégios elevados.
3] Use um script baseado em EWS ou Graph API para limpar o conteúdo da pasta.
Você precisará escrever um script para limpar o conteúdo de uma pasta usando a API do Exchange Web Services (EWS) ou a API do Microsoft Graph.
Ao usar o EWS, primeiro será necessário autenticar seu script com a API apropriada e obter um token de acesso. Pots que o código precisará usar o método FindItem para recuperar uma lista dos itens na pasta e, em seguida, usar o método DeleteItem para excluir cada item.
Ao usar a Graph API, você precisará de uma abordagem semelhante. Você pode usar o ponto de extremidade de itens para recuperar a lista de itens na pasta e o botão excluir para excluir cada item.
4] Excluir do OWA
se o Grupo tiver acesso ao Outlook Web Access ou OWA, você poderá excluir os itens usando a interface da web.
- Faça login no OWA e abra o grupo do qual deseja excluir as mensagens.
- Clique na pasta Itens Excluídos no painel esquerdo. Isso exibirá uma lista de todas as mensagens na pasta Itens Excluídos.
- Você pode optar por excluir um indivíduo ou selecionar vários e-mails ou selecionar todas as mensagens e, em seguida, clicar no botão Excluir.
- Para excluir permanentemente os e-mails, você deve esvaziar a pasta Itens Excluídos. Para fazer isso, clique no botão Esvaziar pasta na parte superior da pasta Itens excluídos.
Conclusão
Seria melhor se o método de política de renderização fosse usado, pois ele continuará trabalhando em segundo plano, removendo o que é desnecessário. Além disso, a política pode ser aplicada a vários grupos. O restante dos métodos dependerá da sua situação e caso de uso.
Onde os e-mails do grupo 365 são armazenados?
No Microsoft 365, os emails de grupo são armazenados na caixa de correio do grupo, uma caixa de correio especial que todos os membros do grupo compartilham. Quando um membro do grupo envia um e-mail para o grupo, o e-mail é entregue na caixa de correio do grupo e fica visível para todos os membros do grupo. Você pode acessá-los por meio do aplicativo Outlook, OWA, Teams ou do centro de administração do Microsoft 365.
O que é um grupo do Microsoft 365?
Um grupo do Microsoft 365 é um espaço de trabalho colaborativo no pacote de aplicativos do Microsoft 365. Ele permite que os usuários se comuniquem e colaborem usando e-mail, reuniões online, armazenamento de arquivos e outras ferramentas. Os recursos incluem e-mail de grupo, calendário compartilhado , armazenamento de arquivos, reuniões online, aplicativos móveis e assim por diante.