Como fazer uma folha de presença no Excel

Como Criar uma Planilha de Presença no Microsoft Excel: Guia Completo

Neste artigo, vou explicar passo a passo como criar uma planilha de presença no Microsoft Excel, uma ferramenta essencial para empresas e escolas que buscam gerenciar a presença de funcionários ou alunos de forma digital e automatizada. Com essa planilha, você poderá calcular facilmente a porcentagem de dias presentes e organizar as informações de frequência com eficiência.

Passo 1: Criar a Estrutura Básica da Planilha

Comece criando uma planilha de exemplo no Excel, com os nomes dos funcionários ou alunos na coluna inicial. Caso esteja criando uma planilha para uma escola, substitua "Employees' Names" por "Students' Names". Você também pode usar as funções Wrap Text e Merge & Center para melhorar o layout e organização das células.

Passo 2: Inserir as Datas e os Dias da Semana

Inserir as datas: Selecione uma célula e insira a data com o formato DD-MM-AAAA. Por exemplo, para criar uma planilha de presença de outubro de 2024, insira 01/10/2024.
Inserir os dias da semana: Na célula abaixo da data, use a fórmula para identificar o dia da semana correspondente à data inserida:
=TEXTO(B1, "dddd")

Onde B1 é a célula com a data. Essa fórmula gera automaticamente o nome do dia (ex: segunda-feira, terça-feira).
Formatar as datas: Se você deseja que a data apareça apenas no formato de dia (DD), clique com o botão direito na célula e selecione Formatar células. Escolha Personalizado e altere para o formato dd.
Abrir e Preencher o Mês: Depois de inserir as datas e os dias, use a alça de preenchimento para arrastar as células para a direita e preencher o mês inteiro automaticamente.

Passo 3: Definir os Títulos das Colunas

Nas colunas seguintes, insira os seguintes títulos:

Presente
Ausente
Feriados
Dias úteis
Frequência em Porcentagem

Passo 4: Representar Presenças, Ausências e Feriados

Presente (P): Use a letra P para indicar os dias em que o funcionário ou aluno esteve presente.
Ausente (A): Use a letra A para indicar os dias de ausência.
Feriados (H): Use a letra H para os feriados.

Passo 5: Aplicar Formatação Condicional

Para tornar a planilha mais visualmente organizada, aplique a formatação condicional para destacar os diferentes tipos de dias:

Selecione todas as células que contêm P, A e H.
Vá até Página Inicial > Formatação Condicional > Regras de Realce de Células > Igual a e insira P para marcar os dias presentes, A para os ausentes e H para os feriados.
Escolha cores para cada tipo de dia (ex: verde para presente, amarelo para ausente, e vermelho para feriado).

Passo 6: Calcular Dias Presentes, Ausentes e Feriados

Contar os dias presentes: Para calcular os dias de presença de um funcionário, use a fórmula:
=CONT.SE(intervalo de células, "P")

Substitua o "intervalo de células" pelo intervalo correto que contém os dados de presença (por exemplo, de B3 a AF3 para um mês inteiro).
Contar os dias ausentes: Use a fórmula:
=CONT.SE(intervalo de células, "A")
Contar os feriados: Para contar os feriados (como os domingos), use a fórmula:
=CONT.SE(intervalo de células, "Dom")
Calcular os dias úteis: Os dias úteis são a soma dos dias presentes e ausentes. A fórmula para calcular é:
=SOMA(intervalo de células)

Passo 7: Calcular a Porcentagem de Frequência

Para calcular a porcentagem de presença, utilize a fórmula:
=Dias presentes / Dias úteis
Isso irá gerar um valor decimal. Para convertê-lo em porcentagem, selecione a célula e use o estilo de porcentagem na guia Início ou pressione Ctrl + Shift + %.

Passo 8: Copiar e Ajustar para o Próximo Mês

Quando o mês terminar, basta copiar todos os dados para uma nova aba ou página no Excel e alterar as datas. O Excel atualizará automaticamente os dias da semana, e você só precisará inserir as letras P, A e H manualmente.

Dicas Adicionais

Criação de Caixa de Lista de Verificação: Se você estiver utilizando o Microsoft Office 365, pode adicionar uma caixa de verificação (checkbox) na planilha para facilitar o controle de presença. Para isso, vá até a aba Inserir e clique em Checkbox.
Impressão da Planilha: Para imprimir sua planilha de presença, vá até Arquivo > Imprimir, ajuste as configurações e clique em Imprimir.

Criar uma planilha de presença no Excel é uma excelente maneira de gerenciar a frequência de funcionários ou alunos de forma prática e eficiente. Utilizando as fórmulas automatizadas e a formatação condicional, você pode obter uma visão clara e precisa da presença e ausência de cada indivíduo, além de calcular facilmente a porcentagem de frequência. Isso facilita o gerenciamento de recursos humanos ou acadêmicos e contribui para uma gestão mais eficiente e organizada.